6 perangkat lunak manajemen dokumen untuk meningkatkan efisiensi di kantor

Munculnya penyimpanan cloud telah benar-benar menghilangkan tekanan penanganan pekerjaan kertas yang berantakan. Karenanya, pengusaha dapat menghemat waktu dan pada saat yang sama, meningkatkan alur kerja. Jadi, jika Anda ingin mengurangi penggunaan dokumen kertas dan meningkatkan efisiensi, Anda berada di tempat yang tepat. Artikel ini memberi Anda enam perangkat lunak manajemen dokumen terbaik untuk dipilih.

Perangkat lunak Manajemen Dokumen, atau dikenal sebagai Sistem Manajemen Dokumen (DMS), adalah program komputer, yang dirancang khusus untuk melacak, merampingkan, dan mengelola dokumen dan alur kerja, dengan tujuan utama mengurangi beban kerja dan mempercepat alur kerja.

Ikuti melalui posting ini, untuk mendapatkan pandangan komprehensif tentang beberapa alat terbaik yang tersedia untuk mengelola dokumen.

Apa perangkat lunak manajemen dokumen terbaik untuk PC?

1

eFileCabinet

eFileCabinet bisa dibilang perangkat lunak manajemen dokumen terkemuka saat ini. Itu dibangun untuk memfasilitasi penyimpanan, pengambilan, dan berbagi file kantor. Fungsi perangkat lunak, bagaimanapun, melampaui manajemen dokumen, karena juga dilengkapi dengan alat manajemen akuntansi dan SDM.

eFileCabinet menyelenggarakan dua varian dukungan: versi desktop (kompatibel dengan Windows 10) dan versi seluler, yang dirancang khusus untuk perangkat seluler.

Perangkat lunak manajemen dokumen ini memiliki fungsi yang dikenal sebagai "cloud-view", yang memungkinkan pengguna untuk membuat cadangan file mereka di cloud, langsung melalui platform perangkat lunak. Dengan ini, pengguna dapat dengan mudah melihat dan mengekstrak file melalui perangkat apa pun, asalkan perangkat tersebut terhubung ke internet.

Selain itu, eFileCabinet memenuhi setiap kepatuhan industri yang diperlukan, termasuk SEC, HIPAA, FINRA, dan persyaratan standar lainnya.

Selain itu, perangkat lunak ini bekerja dengan sangat baik dengan SecureDrawer, fungsi berbagi yang unik, yang berfungsi sebagai platform berbagi file ujung ke ujung antara Anda dan klien Anda. Perangkat lunak ini dapat diintegrasikan secara mulus dengan berbagai perangkat lunak pihak ketiga seperti MS Outlook, eSignature aman, pemindai, printer dan banyak lagi.

Lastl, . perangkat lunak manajemen dokumen eFileCabinet menawarkan layanan online dan on-premise. Perangkat lunak ini menawarkan uji coba gratis dua minggu kepada pengguna baru, setelah itu mereka dapat berlangganan paket berbayar dengan harga mulai $ 15.

Unduh eFileCabinet

2

OpenKM

OpenKM, tanpa diragukan lagi, adalah salah satu perangkat lunak manajemen dokumen paling populer di pasar. Ini adalah perangkat lunak manajemen tingkat perusahaan yang sangat serbaguna, yang dibangun untuk melaksanakan tugas-tugas kantor, mulai dari manajemen dokumen hingga otomatisasi alur kerja hingga fungsi administratif.

Alat ini dirancang khusus untuk komputer Windows. Namun, itu juga dapat diakses melalui sejumlah sistem operasi desktop lain seperti Linux.

Pada dasarnya, perangkat lunak manajemen dokumen memiliki serangkaian modul yang dinamis, yang menjalankan seluruh operasi manajemen perangkat lunak. Beberapa modul ini meliputi: Faktur elektronik, eSignature, Kriptografi (untuk enkripsi & dekripsi file), Barcode, Mail Archiver dan banyak lagi.

Selain itu, desain fleksibel perangkat lunak memungkinkannya untuk berintegrasi mulus dengan alat kantor yang relevan seperti AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office dan banyak lagi. Ini juga dilengkapi dengan sistem otentikasi pluggable, yang dapat dihubungkan ke database eksternal atau server seperti SQL, Oracle, MySQL dan beberapa lainnya.

Mengingat hal tersebut di atas, pengguna diberikan kesempatan untuk merampingkan seluruh alur kerja mereka untuk meningkatkan efisiensi. Oleh karena itu, perangkat lunak manajemen dokumen ini dipandang oleh banyak orang lebih sebagai perangkat lunak manajemen proyek daripada manajer dokumen biasa.

OpenKM menawarkan dua paket dasar untuk pengguna baru: Komunitas OpenKM dan OpenKM Professional . Yang pertama tersedia secara gratis (dengan fitur terbatas), sedangkan yang kedua, dengan fitur yang lebih kuat, adalah paket berbayar dan ditawarkan dengan penawaran (harga khusus).

Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang sistem perangkat lunak dan persyaratan unduhan, masuk ke situs web unduhan OpenKM.

Unduh OpenKM

3

Templafy

Templafy adalah salah satu perangkat lunak manajemen dokumen terbaik di pasaran saat ini. Ini adalah alat serba guna, yang dirancang untuk secara efisien menyimpan, mengambil, dan berbagi dokumen kantor. Ini adalah platform berbasis cloud yang mendukung semua bentuk sistem komputer dan perangkat seluler.

Untuk kenyamanan, ada juga versi yang ditunjuk untuk desktop (termasuk Windows) dan telepon pintar (aplikasi seluler).

Pada dasarnya, Templafy memfasilitasi penyimpanan file dan kolaborasi tim dengan menghilangkan proses konvensional, terputus-putus bekerja di berbagai platform.

Perangkat lunak manajemen dokumen merampingkan semua alat penting di tempat kerja, terutama alat yang menghasilkan dokumen seperti MS Office, pada satu platform, sehingga memberi Anda alur kerja yang terpadu.

Selain itu, Templafy host antarmuka yang cukup dinavigasi, yang membuatnya ideal di lingkungan kerja berteknologi rendah, karena setiap anggota tim dapat memberikan umpan balik, berbagi file dan membuat dokumen dengan mudah yang tak terbayangkan.

Semua ini disalurkan melalui satu umpan, dan dipantau oleh admin (pemberi kerja), untuk memastikan setiap persyaratan, dan standar kualitas terpenuhi.

Terakhir, seperti alat utilitas paling tahan lama, Templafy tidak murah. Bahkan, itu adalah salah satu perangkat lunak manajemen dokumen paling mahal di pasar. Ini tersedia dengan tarif berlangganan tetap $ 355 per bulan. Namun, ada masa percobaan gratis sebelum berlangganan penuh. Kunjungi situs web resmi mereka untuk mendapatkan informasi lebih lanjut.

Unduh Templafy

4

SutiDMS

SutiDMS, produk dari SutiSoft, adalah salah satu perangkat lunak manajemen dokumen paling komprehensif di pasar. Ini dilengkapi dengan berbagai alat untuk mengelola dan mengatur dokumen, berbagi file, menyimpan catatan, dan meningkatkan kolaborasi tim.

Ini adalah perangkat lunak online, berbasis web, yang didukung secara keseluruhan pada desktop dan perangkat seluler.

Selain itu, SutiDMS menampilkan seperangkat alat multi-fungsi, yang meliputi dasbor yang dapat dimodifikasi, pustaka dokumen, pengambilan dokumen OCR, beberapa integrasi (dengan MS Outlook, Gmail dan Yahoo Mail), penggabungan file, pengarsipan dan penyimpanan dokumen, eSignature dan forum diantara yang lain.

Perangkat lunak ini pada dasarnya berfungsi sebagai penyimpanan utama, tempat Anda dapat menyimpan semua dokumen Anda, dan fungsionalitas berbasis webnya memastikan Anda dapat mengakses dan mengambil dokumen kapan saja.

Namun demikian, perangkat lunak manajemen dokumen ini menawarkan harga perusahaan, yang tersedia dengan penawaran.

Ada dua paket yang lebih rendah: paket Premium dan paket Profesional . Paket Profesional dirancang untuk maksimum 10 pengguna dan tersedia dengan tarif $ 18 per Pengguna (per bulan). Paket Premium, di sisi lain, dimaksudkan untuk organisasi skala menengah dengan kurang dari 500 karyawan, dan tersedia dengan tarif $ 20 per pengguna (per bulan).

Unduh SutiDMS

5

FileHold

FileHold adalah solusi manajemen dokumen terintegrasi penuh, yang menggabungkan set fungsi yang berbeda untuk menyediakan pengguna dengan penyimpanan terpusat dan proses kerja yang disederhanakan. Perangkat lunak ini adalah salah satu dari beberapa perangkat lunak manajemen dokumen, yang khusus dirancang untuk Windows 10 PC dan versi Windows lainnya (7/8 / 8.1). Namun demikian, ini juga dapat diakses melalui browser web di Linux dan komputer Mac.

Fitur perangkat lunak dikategorikan dalam "standar", "opsional", "kustom" dan "pemindaian & pencitraan dokumen". Beberapa fitur ini termasuk penangkapan metadata (penandaan dokumen), kalender, formulir elektronik, eSignature, OCR (sisi server), pengisian otomatis, penangkapan SmartSoft dan banyak lagi.

FileHold juga memiliki kemampuan untuk berintegrasi dengan seperangkat perangkat lunak pihak ketiga seperti MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint, dan lainnya. Semua ini memfasilitasi penyimpanan file, pengambilan dan berbagi, serta koordinasi alur kerja.

Terakhir, FileHold menawarkan dua paket harga dasar; FileHold Express dan FileHold Enterprise. Paket Ekspres dirancang untuk bisnis kecil dengan kurang dari 20 karyawan, sedangkan paket Perusahaan sangat ideal untuk organisasi atau tim yang lebih besar dengan lebih dari 20 anggota.

Namun, harga berlangganan kedua paket hanya tersedia dengan penawaran. Anda dapat mengirim email ke tim penjualan FileHold untuk mendapatkan penawaran untuk bisnis Anda.

Unduh FileHold

6

File-M

M-Files adalah salah satu perangkat lunak manajemen dokumen terbaik yang tersedia saat ini. Ini paling penting untuk fungsi "analisis duplikasi", yang dirancang untuk melindungi pengguna dari duplikasi dokumen. Ini adalah DMS berbasis cloud; karenanya, ini didukung pada platform desktop dan mobile.

Ada juga versi desktop yang ditentukan (untuk Windows 10 / 8.1 / 8/7), serta aplikasi seluler untuk perangkat seluler terpilih.

Selain itu, perangkat lunak manajemen dokumen ini untuk Windows 10 menyelenggarakan penyimpanan yang terorganisir, tempat dokumen disusun dan disimpan dengan tepat. Ini menganalisis pencarian dokumen dengan menghubungkan nama file dengan indikator terkait lainnya seperti tanggal dan proyek. Dengan demikian, perangkat lunak ini dapat dengan mudah menghilangkan duplikat.

Juga, platform terpadu memfasilitasi efisiensi tempat kerja dengan meningkatkan penugasan tugas (dari majikan ke karyawan), dan pelaksanaan tugas dan pengiriman (dari karyawan ke majikan). Hasil akhirnya adalah peningkatan produktivitas.

Selain itu, M-Files adalah DMS yang fleksibel, yang dapat dengan mudah diintegrasikan dengan alat-alat seperti MS Office dan sejumlah alat CRM seperti Salesforce. Ini membuatnya ideal untuk hampir semua jenis bisnis. Juga, ada tiga opsi penyebaran dasar yang ditawarkan, termasuk on-premise, cloud-based, dan hybrid (gabungan).

M-Files menawarkan percobaan gratis satu bulan untuk pengguna baru, setelah itu mereka dapat dengan mudah meningkatkan ke rencana perusahaan, yang ditawarkan dengan penawaran.

Unduh File-M

Kesimpulan

Saat ini, ada penurunan penggunaan dokumen kertas di seluruh dunia, dengan banyak organisasi, sekolah dan lembaga pemerintah lebih memilih kenyamanan penyimpanan tanpa kertas daripada banyaknya file dan folder kertas.

Oleh karena itu, ada permintaan berkelanjutan untuk perangkat lunak manajemen dokumen standar dan tahan lama. Sehubungan dengan permintaan ini, kami telah menyusun beberapa perangkat lunak manajemen dokumen terbaik di pasar, untuk memfasilitasi pengambilan keputusan Anda, seperti yang digunakan DMS untuk bisnis Anda.