Dalam dunia bisnis kompetitif modern, semua organisasi menghadapi tantangan baru terkait produktivitas berkelanjutan dan menciptakan tenaga kerja yang paling berkomitmen. Memperoleh target output di organisasi mana pun sebagian besar tergantung pada konsistensi tingkat produktivitas karyawan.
Dalam lingkungan bisnis saat ini, tidak ada organisasi yang dapat melakukan pada tingkat produktivitas tertinggi kecuali masing-masing dan setiap karyawannya berkomitmen untuk meningkatkan tingkat organisasi untuk produktivitas. Ini berarti bahwa karyawan akan berkontribusi pada pertumbuhan bisnis.
Namun sayangnya, beberapa pemilik bisnis cenderung gagal dalam memantau produktivitas harian karyawan mereka, dan hasilnya adalah kenyataan bahwa kinerja pekerjaan mereka akan merusak pertumbuhan bisnis dan hal ini tidak akan dapat dideteksi dan dikendalikan.
Hal seperti itu akan merusak kemampuan bisnis untuk mencapai tujuannya. Namun berkat teknologi dan perangkat lunak untuk memantau produktivitas karyawan, organisasi tidak harus menunggu terlalu lama untuk program penilaian kinerja karyawan untuk mengetahui bagaimana kinerja mereka di tempat kerja.
Alasan utama untuk menggunakan perangkat lunak pemantauan karyawan
Email adalah sumber utama pelanggaran data bagi perusahaan karena karyawan harus bertukar informasi melalui korespondensi bisnis, sehingga sangat penting untuk mengamankan dan melacak data ketika Anda diminta untuk mematuhi hukum HIPAA, permintaan GRAMA, dan peraturan FINRA.
Ada beberapa solusi pengawasan surel sederhana yang tersedia di pasaran yang akan membantu Anda memonitor surel karyawan untuk memastikan bahwa data penting tidak dibagikan dengan sengaja atau tidak sengaja. Program pemantauan karyawan mencakup kemampuan pemantauan email dan lebih banyak alat untuk memantau aktivitas karyawan lainnya saat mereka melakukan pekerjaan mereka.
Aspek sentral lain dari perangkat lunak pemantauan karyawan adalah kapasitas untuk memeriksa aktivitas mereka saat menggunakan peralatan perusahaan seperti laptop dan desktop. Solusi semacam itu akan memungkinkan Anda melihat situs web mana yang sedang diakses oleh karyawan Anda, yang merupakan karyawan yang biasanya mengunduh file dan ketika mereka terhubung atau menghapus drive USB.
Alat-alat ini juga akan dapat mengingatkan Anda ketika kata kunci tertentu sedang dicari yang memerlukan perhatian dari perusahaan Anda dan ini termasuk pencarian pekerjaan, pencarian pornografi atau pencarian yang berhubungan dengan kontak kompetitif.
Alat terbaik untuk memantau tempat kerja akan menawarkan Anda kontrol administratif yang akan memungkinkan Anda untuk memblokir kegiatan semacam itu dan juga membatasi akses ke situs web yang tidak pantas atau tidak aman. Anda dapat berhasil menggunakan alat untuk memantau pekerjaan karyawan Anda untuk mengetahui apa yang sedang dilakukan karyawan hingga hari ini.
Apa yang harus Anda pertimbangkan secara hukum dan teknis?
Memantau email karyawan mungkin tampak sebagai pelanggaran privasi karyawan, tetapi Mahkamah Agung AS memutuskan pada 2010 bahwa adalah legal bagi organisasi dan perusahaan untuk memantau tindakan karyawan saat mereka sedang bekerja dan saat mereka menggunakan bisnis. peralatan Ini termasuk pager, laptop, drive USB, dan perangkat seluler. Program untuk memantau log kunci dan untuk mengambil kata sandi dapat digunakan bahkan jika ada beberapa kontroversi etis seputar subjek penggunaannya.
Penting untuk diingat bahwa pemerintah federal tidak membatasi pemantauan internet karyawan. Di sisi lain, ada beberapa negara bagian yang mengutamakan perlindungan.
Semakin banyak negara bagian saat ini yang mewajibkan karyawan untuk memberi tahu pekerjanya seandainya perusahaan mereka memantau aktivitas online karyawan dan ini termasuk penekanan tombol dan email. Pemberitahuan tersebut dapat diungkapkan dalam buku pegangan karyawan atau sebagai pengingat email.
Mode siluman vs mode transparan
Ketika pengusaha menggunakan alat pemantauan semacam itu, mereka dapat memilih opsi untuk menggunakannya secara diam-diam atau mode transparan.
Mode siluman juga dikenal sebagai mode diam, dan ini berarti bahwa karyawan tidak dapat melihat fakta bahwa mereka sedang dipantau. Alat pemantauan berkualitas tinggi akan berjalan tanpa terlihat dan tidak terdeteksi oleh karyawan.
Mode pengawasan transparan akan memungkinkan karyawan Anda melihat program pengawasan pada sistem mereka. Perangkat lunak tersebut memerlukan instalasi pada setiap komputer termasuk portal administrasi. Ini tidak akan semudah mode diam-diam karena admin harus memeriksa masing-masing dan setiap laporan dari masing-masing sistem untuk melihat bagaimana kinerja karyawan.
Bagaimana cara kerja alat pemantauan?
Alat pelacak karyawan harus dipasang pada beberapa sistem termasuk stasiun pusat jika pemberi kerja ingin mereka tidak terdeteksi oleh pengguna. Agar alat jenis ini berfungsi dengan baik, Anda harus terlebih dahulu mematikan firewall, dan itu akan dihidupkan kembali setelah proses instalasi selesai.
Di sisi lain, hampir tidak mungkin bagi program untuk bekerja tanpa tambalan dan pemrograman tambahan untuk memungkinkan perangkat lunak pemantauan PC untuk bekerja di sekitar program. Ini akan menusuk lubang di sistem keamanan, dan itu akan membuat jaringan rentan terhadap semua jenis malware, virus, spyware, dan sebagainya.
Berhati-hatilah terhadap virus yang menyamar
Anda harus menyadari fakta bahwa ada banyak alat pengawasan karyawan yang sebenarnya adalah virus yang menyamar dan walaupun mereka dapat memberi Anda kemampuan pencatatan kode dan kata sandi, mereka juga akan mengumpulkan data di belakang layar dan menjualnya untuk melanggar keamanan organisasi. Sebagian besar alat untuk memantau aktivitas karyawan dapat bekerja di sekitar firewall, tetapi masih mungkin bahwa beberapa ancaman tidak terdeteksi.
Menyebarkan perangkat lunak: Cloud dan di tempat
Aspek penting lain yang perlu dipertimbangkan adalah cara Anda mengimplementasikan perangkat lunak. Di tempat adalah opsi yang paling umum digunakan, dan sebagian besar alat menawarkannya. Ini akan memungkinkan Anda meng-host program dan data yang dikumpulkan di server Anda sendiri. Solusi ini membutuhkan lebih banyak pengetahuan IT, dan perlu waktu lebih lama untuk mengatur. Solusi cloud, di sisi lain, lebih mudah untuk dikelola dan mereka dapat diatur lebih cepat daripada penyebaran di tempat.
Solusi yang sesuai dengan kebutuhan Anda
Perangkat lunak orangtua dan perangkat lunak pemantauan adalah dua solusi yang memantau penggunaan komputer pribadi. Keduanya dipasang dan digunakan pada satu komputer, dan mereka tidak menimbulkan ancaman yang sama seperti alat pengawasan email, misalnya, yang sudah kami katakan bekerja di sekitar firewall.
Perangkat lunak pemantauan dan perangkat lunak orangtua disertai dengan opsi tambahan yang dirancang untuk mencegah serangan dunia maya bersama dengan alat untuk memantau anak-anak dan pasangan ketika mereka online.
Ada banyak bisnis yang juga mencari perangkat lunak email dan aplikasi yang memantau pesan keluar dan masuk untuk spyware, virus, dan Trojans.
Ada juga perangkat lunak enkripsi email yang dapat melindungi data pribadi dan informasi penting ketika dikirimkan ke penerima pihak ketiga. Alat-alat seperti itu akan memastikan bahwa data sensitif hanya diakses dan digunakan oleh individu yang benar-benar membutuhkan info sambil juga menjaga keamanannya.
Inilah lima pilihan terbaik untuk memantau aktivitas karyawan:
Teramind
Teramind menyediakan perangkat lunak yang menyederhanakan proses pengumpulan perilaku pengguna karyawan pada PC untuk mengidentifikasi aktivitas yang mencurigakan, untuk memantau efisiensi dan efektivitas, untuk mendeteksi kemungkinan ancaman dan untuk memastikan kepatuhan industri. Misi Teramind adalah untuk mengurangi insiden keamanan dengan menyediakan akses real-time ke aktivitas pengguna dengan menawarkan peringatan, peringatan, pengalihan, dan penguncian pengguna untuk menjaga bisnis dan organisasi tetap aman dan seefisien mungkin.
Perangkat lunak ini hadir dalam opsi penempatan berbasis-lokasi dan berbasis-Cloud untuk memenuhi persyaratan organisasi.
Teramind berhasil mengidentifikasi pengguna mana yang paling berisiko terhadap bisnis Anda dengan menganalisis tren perilaku mereka. Anda dapat memeriksa kebijakan khusus apa yang telah mereka langgar dan kemudian mendidik mereka untuk mencegah insiden di masa depan.
Dengan alat ini, Anda juga dapat menulis aturan yang bereaksi terhadap aktivitas pengguna yang dapat diobservasi seperti memblokir email agar tidak dikirim atau mengingatkan ketika dokumen tertentu sedang dicetak. Anda juga memiliki kemampuan untuk merekam dan mencatat semua aktivitas, dan mereka memutarnya kembali seperti video dan menganalisis metadata sesi.
Untuk memulai dengan perangkat lunak Anda harus mengikuti langkah-langkah ini:
- Mendaftarlah ke perangkat lunak pemantauan karyawan Teramind Basic Cloud secara gratis.
- Instal agen pemantau pada mesin yang ingin Anda pantau dan tentukan pilihan kontrol penuh atau paruh waktu.
- Anda harus menyesuaikan setiap pengaturan peringatan dan pemantauan untuk menyesuaikan platform dengan kebutuhan Anda.
- Anda dapat mengakses semua fitur dari platform perangkat lunak untuk kemampuan pemantauan unik yang meningkatkan keamanan dan produktivitas.
HipChat
HipChat berfungsi dengan baik sebagai alat pelengkap untuk platform bergaya WorkZone. Ini adalah alat manajemen waktu yang pada dasarnya adalah pesan instan yang dibuat untuk tempat kerja. Anda akan dapat menggunakannya untuk mengatur ruang obrolan yang persisten, atau komunikasi 1 lawan satu.
Salah satu fitur yang paling berguna adalah riwayat obrolan yang lengkap, dan sekarang karyawan yang melewatkan rapat di HipChat tidak lagi harus mengganggu orang lain untuk mengejar ketinggalan, mereka hanya perlu meninjau kembali sesi dan menjelajahinya dengan cepat.
Perangkat lunak pelacak waktu ini adalah alat penting untuk memeriksa kinerja pekerjaan harian karyawan, dan itu bisa menjadi kesempatan untuk mengidentifikasi strategi mana yang menghasilkan produktivitas paling tinggi.
WorkiQ
WorkiQ adalah alat yang melacak perilaku komputer karyawan dan memberikan laporan tentang waktu yang dihabiskan untuk aplikasi yang tidak produktif dan produktif. Dasbor alat menyediakan visual yang jelas yang akan memberi tahu Anda karyawan mana dan secara aktif terlibat dalam pekerjaan mereka dan mana yang terus-menerus terganggu.
Alat ini menawarkan Anda kekuatan untuk mengkategorikan semua jenis kegiatan, untuk melacak proses di semua aplikasi dan membandingkan bagaimana pengguna yang berbeda memproses unit kerja yang serupa. Dasbor manajemen akan memberikan keuntungan berikut:
- Identifikasi perilaku yang tidak produktif pada saat kejadian
- Bercak dan juga menghargai perilaku produktif
- Membandingkan produktivitas karyawan aktual, termasuk campuran dan kompleksitas pekerjaan yang ditangani karyawan
- Mengelola pekerja jarak jauh
- Mengidentifikasi penampil terbaik agar dapat mereplikasi proses mereka sepanjang waktu
- Meningkatkan distribusi pekerjaan melalui identifikasi keterampilan yang kurang dimanfaatkan atau karyawan yang bekerja terlalu keras
DeskTime
DeskTime adalah aplikasi pelacakan waktu yang sederhana dan aman yang memungkinkan Anda untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas perusahaan Anda. Dengan menggunakan alat ini, Anda dapat memantau aktivitas sehari-hari, cuti sakit, kerja lembur, dan liburan karyawan Anda dengan lebih mudah. Anda akan bisa mendapatkan gambaran umum yang jelas tentang alur kerja tim Anda. Dengan DeskTime Anda dapat melacak aplikasi, URL, dan juga waktu offline dan Anda juga dapat mengakses data terperinci tentang cara karyawan Anda menggunakan aplikasi dan situs web dan apa yang mereka lakukan ketika mereka tidak online.
Alat ini menawarkan tangkapan layar otomatis dan pelacak tingkat aktivitas yang memungkinkan Anda mengikuti waktu yang dihabiskan untuk proyek-proyek individual. DeskTime memberikan wawasan mendalam dan laporan untuk penagihan, dan Anda dapat menggunakannya untuk menyesuaikan dengan mudah, mengunduh dan juga mengirim laporan CSV untuk memberi klien Anda informasi paling akurat mengenai jumlah pekerjaan dan waktu yang dihabiskan untuk semua proyek yang dikembangkan oleh bisnis. .
Anda dapat mengawasi tim lokal dan jarak jauh dari ponsel dan desktop Anda dan dengan cara ini Anda dapat menghemat waktu dengan melihat laporan kinerja bisnis Anda saat Anda bepergian. Tim dukungan alat tersedia melalui obrolan, pesan suara, dan juga email. Tim dari DeskTime mengikuti standar keamanan industri untuk mengamankan informasi pribadi yang disediakan.
Asana
Asana adalah alat yang menawarkan tugas, proyek, dasbor, dan percakapan untuk memungkinkan tim untuk memindahkan pekerjaan lebih efisien dari awal hingga selesai. Anda dapat menggunakannya untuk melihat kemajuan proyek apa pun tanpa menjadwalkan pertemuan status atau tanpa harus mengirim email. Dengan alat ini, Anda akan dapat menggunakan bidang khusus untuk melacak apa pun yang sangat penting bagi Anda baik itu bug, pelamar pekerjaan atau prospek.
Anda dapat mengatur tugas-tugas Anda ke dalam daftar atau papan bersama untuk semua rapat, program, dan inisiatif Anda. Bagian dan kolom akan memungkinkan Anda menyesuaikan Asana untuk mencocokkan alur kerja Anda dan untuk menambahkan struktur ke semua proyek Anda.
Anda akan dapat memecah pekerjaan tugas menjadi bagian-bagian yang lebih kecil atau untuk membagi pekerjaan di antara beberapa proyek dan ketika satu tugas menjadi inisiatif besar dan penting Anda akan dapat dengan cepat mengubahnya menjadi proyek.
Perilaku karyawan tidak dapat diprediksi dan dengan bantuan alat-alat hebat ini Anda akan dapat meningkatkan efisiensinya di tempat kerja dan produktivitas keseluruhan bisnis Anda. Jelajahi semuanya dan pilih yang favorit, sesuai dengan kebutuhan Anda. Kami menjamin kualitas tinggi untuk semua alat yang telah kami diskusikan di atas untuk memantau aktivitas karyawan Anda di tempat kerja.
